据介绍，为确保大会顺利召开，我市成立了2016年中国贺州石材碳酸钙产业技术交流会筹备工作领导小组，负责统一协调会议筹备工作。领导组下设秘书组、会务组、宣传组、接待组安保组等专项小组，具体负责会议的组织和承办工作。其中，秘书组负责协调做好活动筹备及会议期间的日常工作，做好经费的筹措、安排、管理和使用等工作；会务组负责邀请上级领导和有关嘉宾、客商，负责活动会场布置、组织以及各种活动证件的制作和发放等工作；宣传组负责邀请大众媒体、行业媒体对活动进行报道，做好资料准备及会后报道资料收集等工作；接待组负责对与会人员的接待安排以及与会人员考察活动的安排、车辆的调度安排等工作；安保组负责活动场所和外来嘉宾、客商住宿宾馆酒店的安全保卫、食品安全和医疗服务等工作。
筹备小组工作人员告诉记者，截至6月17日，各项前期筹备工作已基本就绪，进入了嘉宾报到阶段。会议期间，市公安、卫生、工信、食药监等相关部门根据各自职责任务，在会场、车站、酒店等重点区域切实加强安保、消防工作，加强食品安全监管，做好重点区域的交通疏导，持续抓好市容环境整治，为外来嘉宾和客商营造整洁优美舒适的环境。